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Es erstaunt uns immer wieder selbst, mit welcher Performance die Weiterentwicklung von DokuWork® abläuft. Gerade einmal ein Jahr ist seit der Markteinführung unseres Produkts vergangen. Mittlerweile arbeiten mehr als 350 Arbeitsplätze damit und das vierte Update steht in einigen Wochen an.
Das letzte Update liegt nur drei Monate zurück, da bahnen sich schon weitere umfangreiche Neuerungen an. Ab Ende März 2007 wird die Version 1.05 ausgeliefert. Freuen Sie sich darauf, denn es hat sich wahrlich einiges getan.
Wegen der zahlreichen Änderungen, über die wir Sie gerne regelmäßig informieren möchten, versenden wir künftig in regelmäßigen Abständen diesen Newsletter, beginnend mit der Ausgabe 01-2007. Dieses Forum möchten wir später auch dazu nutzen, um Anwendungshinweise zum Produkt an Sie weiter zu geben.
Kurzübersicht der geplanten Weiterentwicklung von DokuWork® 1.06 (Freigabe Sept. 2007) :
Folgende Neuerungen für DokuWork® 1.05 sind bereits fertig (zur Zeit in der Testphase) :
1.) Neue Serienbrief-Funktion mit Vollautomatik
Mit nur ein paar Mausklicks erstellen Sie einen Serienbrief :
- Auswahl der gewünschten Kontakte mit automatischer Einschränkung nach Projekt
- Automatische Erstellung und Ablage der Datenquelle (Excel Datei)
- Automatische Erstellung des Serienbrief-Dokuments aus beliebiger Serienbrief-Vorlage
- Automatische Verknüpfung der erstellten Datenquelle zum Serienbrief-Dokument
- Automatische Übergabe des Serienbrief-Dokuments an das Dokumenten-Management
Die Datenquelle (Excel Datei) wird von DokuWork® automatisch verknüpft und kann vom Dokument-Datensatz aus geöffnet und nachbearbeitet werden. In der unten abgebildeten Grafik ist die Dokumentliste geöffnet und der Serienbrief wird in der Vorschau dargestellt. Mit Klick auf den Button Datenquelle erscheint die verlinkte Excel-Tabelle, in der die zugeordneten Kontaktadressen gelistet sind.
2.) Neue Serien-Mail-Funktion mit Vollautomatik
Der Ablauf erfolgt genauso wie beim Serienbrief. Nur das Vorlage-Dokument muss für einen Mail-Versand entsprechend angepasst sein (Ansicht des Word-Dokuments in Word als Weblayout). Im Gegensatz zu Einzel-E-Mails verwendet DokuWork® hierbei MS Outlook ab der Version 2000.
Dieser Newsletter wurde beispielsweise mit der neuen Serien-Mail Funktion in Word erstellt und dann über MS Outlook 2002 versendet. Das Originaldokument (Word Serienbrief) befindet sich weiterhin im Dokumenten-Management-System von DokuWork®.
Für den Versand des nächsten Newsletters lässt sich dieses Ursprungs-Dokument (Newsletter 01-2007) mit einem einzigen Tastendruck kopieren. Die dem Ursprungsdokument zugewiesene Datenquelle ist weiterhin vorhanden, so dass nicht zwingend eine neue Datenquelle erstellt und zugewiesen werden muss.
3.) Neue Serien-Telefax-Funktion mit Vollautomatik
Der Ablauf erfolgt genauso wie beim Serienbrief. Für den Faxversand wird ein MAPI fähiges Faxprogramm benötigt (z.B. WinFax).
4.) Erweiterung der Übergabeinformationen an Word - Dokumente mit zusätzlichen Textmarken
Insgesamt können jetzt wohl über hundert zum Dokument zugewiesene Informationen mit an Word übergeben werden. Das sind alle Informationen, die den Dokument-Datensatz an sich beschreiben, also alle zum Dokument verknüpften Kontakt- und Projekt- Informationen.
Z.B. zugewiesener Sachbearbeiter zum Dokument, Projektkennzeichen, Projektanschrift, Aktenzeichen, Dokument-Status usw..
5.) Neue PDF Funktion
- Dateianhänge zu den E-Mails können automatisch ins PDF Format umgewandelt werden.
- Beliebige (druckbare) Dateien wandelt DokuWork® direkt ins PDF Format
In DokuWork® lassen sich jetzt alle druckbaren Dokument-Formate einfach ins PDF Format konvertieren. Diese Funktion steht an allen Stellen bereit, wo eine Umwandlung benötigt wird. Alle notwendigen Druckertreiber und Unterstützungs-Software wird von uns bereitgestellt. Es muss keine weitere externe Software vorhanden sein.
Word und Excel Dokumente werden vollautomatisch umgewandelt, andere Formate sind mit einer teilautomatischen Funktion versehen. Eine absolute Besonderheit ist es, dass Sie die PDF Konvertierung direkt aus der Dokumentenliste heraus anstoßen können. Das Dokument muss nicht erst in der Anwendung zum Ausdrucken geöffnet sein.
Direkt nach der Konvertierung kann man das PDF Dokument einsehen, indem man auf den dann verfügbaren Hyperlink klickt.
6.) Einführung von zusätzlichen Archiv-Dokumenten im PDF Format
Zusammen mit der Einführung der neuen PDF Funktion, kann zu den bislang verwalteten Original-Dokumenten (z.B. Word, Excel, Grafik- oder Autocad-Dateien) parallel eine zusätzliche PDF Datei erstellt und gespeichert werden.
Damit wird gleichzeitig ein versehentliches Überschreiben des Archiv-Dokuments verhindert.
Die Grafik zeigt auch gleich noch die Zuordnung zu einem Serienbrief, deshalb ist der Hyperlink-Button Datenquelle sichtbar. Damit lässt sich die verknüpfte Excel-Datenquelle ansehen und bearbeiten (s.o.).
7.) Neue Fenster-Technik mit anpassbaren Fenstergrößen
Diese neue Funktion lässt eine wesentlich rationellere Arbeitsweise zu als bisher. Eine große Bildschirmfläche ist jetzt perfekt nutzbar. Aber auch kleinere Auflösungen (ab 1024 x 768) profitieren.
In den Listen lassen sich jetzt Detailinformationen zum Datensatz einsehen und direkt bearbeiten. Einfach, indem die Detailansicht übergeblendet und bei jedem Datensatzwechsel aktualisiert wird. Ein Beispiel dafür sehen Sie oben in der Grafik dieses Newsletters zum Serienbrief. In der Dokumentliste ist die Vorschau zum aktuellen Dokument-Datensatz übergeblendet. Jeder Wechsel in der Liste hat automatisch eine Aktualisierung der Vorschau zur Folge.
Alle maßgeblichen Fenstergrößen und Standorte sind individuell einstellbar und werden automatisch beim Schließen der Formulare gespeichert. Für die gängigen Monitor-Auflösungen gibt es Voreinstellungen die jederzeit wieder reaktivierbar sind.
Ein Beispiel für die Auflösung 1400 * 1050 (Kontakt- Einzelansicht mit Detail) :
Ein Beispiel für Auflösung 1024 * 768 (Notizliste mit übergeblendetem Detail) :
Folgende Neuerungen für DokuWork® 1.05 sind zur Zeit noch in der Entwicklung, die Freigabe zum 31.03.2007 ist aber vorgesehen :
Auch wenn in den letzten drei Monaten seit Freigabe der Version 1.04 bereits die oben genannten Verbesserungen und Erweiterungen implementiert wurden, so bleiben doch noch einige weitere Wochen Zeit um ein paar bereits begonnene Dinge noch zum Abschluss zu bringen :
- Datenhaltung (Backend) mit MS SQL Server statt mit MS Access (zusätzlich optional). Dadurch wird eine Unterstützung von sehr großen Datenmengen (über 2 GB) möglich und die Anbindung von mehr als 25 gleichzeitigen Benutzern.
- Einführung eines sehr einfachen gehaltenen Rechnungslegungs- und Angebotsmoduls .
Ausblick auf DokuWork® 1.06, das Ende September 2007 erscheinen wird :
Hier noch ein Ausblick über die größeren Neuerungen, die zum übernächsten Update vorgesehen sind :
- Einführung eines einfachen gehaltenen Workflow bzw. einer einfachen Prozesssteuerung
- Einführung eines Gruppenkalenders
- Bereitstellung eines Objektmodells (COM) zur Fernsteuerung von DokuWork® aus anderen Anwendungen heraus. Damit wird es anderen Software-Anbietern ermöglicht, Funktionen von DokuWork® zu nutzen, wie z.B. E-Mail Versand und Empfang, Dokumentablage, Termin- und Aufgaben-Planung usw..
- Umstellung auf MS Access 2007
Cebit in Hannover :
Auf der diesjährigen Cebit in Hannover sind wir erstmals auf einer großen Messe vertreten. Dort gibt es Gelegenheit für Sie, im Rahmen eines Messebesuchs einmal bei uns vorbei zusehen. Einzelheiten zum geplanten Auftritt erhalten Sie in einem unserer nächsten Newsletter.
DokuWork® ist zukunftssicher, wie kaum eine andere Software
Warum ? Ganz einfach. Die eigentliche Anwendung (Front-End) wurde vollständig mit MS Access entwickelt. Aktuell in der Version Access 2003.
Das Datenbank-Entwicklungssystem MS Access von Microsoft ist weltweit millionenfach installiert. In regelmäßigen Abständen gibt es neuere Versionen, die nächste erscheint in wenigen Wochen (MS Access 2007). Im Gegensatz zu Programmen, die mit anderen Entwicklungswerkzeugen programmiert sind, lassen sich neue Features der Entwicklungsumgebung nahezu ohne Anpassung nutzen.
Einfach Datenbank aus dem alten Format (Access 2003) ins neue Format (Access 2007) konvertieren, kleinere Anpassungen vornehmen und fertig.
Eine bessere Zukunftssicherheit bei einem Produkt kann es momentan praktisch nicht geben.
Ein wichtiger Hinweis noch zum Schluss :
Unter Verwendung des Internet-Explorer 7.0 oder der neuesten Sicherheitsupdates von Windows XP kommt es zu Störungen (Programmabsturz) beim Aufrufen des E-Mail-Empfang Formulars und / oder des Dokument-Neuanlage Formulars. Für diese Fälle ist ein aktueller Download auf unserer Website bereitgestellt. Ab DokuWork® 1.05 tritt dieser Fehler dann nicht mehr auf.
Diesen Newsletter können Sie jederzeit auf unserer Website erneut einsehen.
Es grüßt Sie aus Pfungstadt,
Stephan Kraft
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SK ImmoSoft GmbH · Tulpenweg 2c · 64319 Pfungstadt
Telefon : 06157-990000 Telefax : 06157-990001
E-Mail : sk@dokuwork.com Internet : www.dokuwork.com
Diese E-Mail wurde mit www.dokuwork.com erstellt |
Neue Serienbrief-Funktion 
