DokuWork kann ein eingehendes Telefonat nicht selbst entgegen nehmen. Es wird wahlweise
ein an die TAPI angeschlossenes Telefon benötigt oder alternativ ein externes SoftPhone. Auch
die ausgehenden Anrufe vermittelt DokuWork nur an die richtige Software (Phoner oder ein
anderes SoftPhone).
Hinweis : Von der Verwendung mit Phoner und
der Windows-Wählhilfe abgesehen, gilt diese
Beschreibung sinngemäß für alle beliebigen SoftPhones (z.B. TK Suite von Agfeo, Fritz!fon von
AVM usw.). Die Protokollierung eines eingehenden Anrufs in DokuWork ist unabhängig von der
Entgegennahme des Anrufs am SoftPhone oder an einem beliebigen Telefon. Dafür sind alleine
Phoner und FonLook verantwortlich (siehe auch Beschreibung der vier Telefonanlagen-Varianten).
Ein SoftPhone zur Entgegennahme eines Gesprächs wird nicht unbedingt benötigt, wenn
alternativ ein Telefon zur Entgegennahme des Anrufs zur Verfügung steht. Ist am Arbeitsplatz
nur ein Headset verfügbar, dann wird jedoch ein Softphone benötigt.
Einstellung des 1 & 1 SoftPhone in DokuWork :
Die Zuweisung des gewünschten Softphone erfolgt in DokuWork mit der Menüfunktion : Telefon
==> Einstellung Telefonanlage. Im Falle des 1 & 1 Softphone stellen Sie die Telefon-Anbindung wie gezeigt ein.
Um eingehende Anrufe am Headset annehmen zu können, muss das gewählte Softphone bei
einem Rechnerstart immer mit geöffnet werden (Autostart).
Ablauf eines eingehenden Anrufs mit 1 & 1 SoftPhone :
Sobald ein Anruf eingeht, öffnet sich die FonLook Anruferkennung. Ist die Rufnummer in den
Kontakt-Stammdaten hinterlegt, wird der Kontakt angezeigt. Mit Klick auf den Button "Kontakt in
DokuWork öffnen" können Sie das DokuWork Kontaktformular mit dem voreingestellten Kontakt
aufrufen.
Ist die Rufnummer in den Kontakt-Stammdaten nicht vorhanden, prüft FonLook die ca. 33 Mio.
Telefonbuch-Datensätze (falls mit installiert). Ist der Anrufer im deutschen Telefonbuch-Datenbestand verzeichnet, so erscheint ein Button "Kontakt im Telefonbuch öffnen".
Von dort aus lässt sich der Kontakt sofort per Knopfdruck in die DokuWork Kontakt-Stammdaten
überführen. Aus FonLook heraus lässt sich zudem auch ein Rückruf veranlassen.
Sobald das Gespräch beendet ist, wird der Anruf automatisch in DokuWork protokolliert.
Parallel mit dem Öffnen der Telefonüberwachung öffnet sich das Fenster des Softphones, mit
dem der Anruf am Headset angenommen wird.
Ablauf eines ausgehenden Anrufs mit dem 1 & 1 SoftPhone :
Wählen Sie in DokuWork den passenden Kontakt aus und Doppelklicken Sie auf die
gewünschte Telefonnummer, die Sie anrufen möchten. Alternativ öffnen Sie das
Rufnummerformular und erfassen die zu wählende Nummer von Hand mit der Menüfunktion
Telefon ==> Nummer wählen.
Die Anwahl (Klick auf "Wählen") bringt das eingestellte Softphone in den Vordergrund (z.B. 1 &
1 Softphone), übergibt die Nummer und führt den Wählvorgang aus. Es wird die Hardware
verwendet, die im SoftPhone eingestellt ist (z.B. Headset). Das Telefonat lässt sich nur im
SoftPhone beenden. Während des laufenden Telefonats lässt sich bereits eine Gesprächsnotiz
zum Anruf erfassen.
Die Zuweisung des Telefon-Apparats lässt sich in den Einstellungen des Benutzers vornehmen
(DoppelKlick auf Benutzerauswahl in der Startseite).