Phoner wird von DokuWork mit installiert. Nur wenn Phoner in der Telefon-Einstellung als
Vorgabe eingestellt ist, lässt sich ein ausgehendes Gespräch direkt aus DokuWork heraus
beenden.
Um Verzögerungen bei der Anwahl zu vermeiden, sollte Phoner bei einem Rechnerstart immer
mit geöffnet werden (Autostart). Die ausführbare Datei "Phoner.exe" liegt im DokuWork
Programmverzeichnis im Ordner "Phoner". Bei Verwendung der Anrufüberwachung durch
FonLook ist Phoner bereits automatisch mit aktiviert.
Ablauf eines eingehenden Anrufs mit Phoner :
Sobald ein Anruf eingeht, öffnet sich die FonLook Anruferkennung. Ist die Rufnummer in den
Kontakt-Stammdaten hinterlegt, wird der Kontakt angezeigt. Mit Klick auf den Button "Kontakt in
DokuWork öffnen" können Sie das DokuWork Kontaktformular mit dem voreingestellten Kontakt
aufrufen.
Ist die Rufnummer in den Kontakt-Stammdaten nicht vorhanden, prüft FonLook die ca. 33 Mio.
Telefonbuch-Datensätze (falls mit installiert). Ist der Anrufer im deutschen Telefonbuch-Datenbestand verzeichnet, so erscheint ein Button "Kontakt im Telefonbuch öffnen".
Von dort aus lässt sich der Kontakt sofort per Knopfdruck in die DokuWork Kontakt-Stammdaten
überführen. Aus FonLook heraus lässt sich zudem auch ein Rückruf veranlassen. Sobald
das
Gespräch beendet ist, wird der Anruf automatisch in DokuWork protokolliert.
Bei Verwendung eines TAPI-Einzeltelefons bzw. einer TAPI Telefonanlage (Variante 3 und 4)
klingelt gleichzeitig das angeschlossene Telefon. Bei Verwendung einer ISDN Karte mit
Headset (Variante 1 und 2) öffnet sich Phoner zur Entgegennahme des Gesprächs.
Ablauf eines ausgehenden Anrufs mit Phoner :
Wählen Sie in DokuWork den
passenden Kontakt aus und Doppelklicken Sie auf die
gewünschte Telefonnummer, die Sie anrufen möchten. Alternativ öffnen Sie das
Rufnummerformular und erfassen die zu wählende Nummer von Hand mit der Menüfunktion
Telefon ==> Nummer wählen.
Die Anwahl (Klick auf "Wählen") führt den Wählvorgang aus. Das am Arbeitsplatz zugewiesene
Telefon beginnt zu läuten (Variante 3 und 4). Sobald Sie den Hörer abnehmen läuft alles wie bei
einem normalen Gespräch per "Standard-Telefon". Lassen Sie den Hörer nach der Anwahl
liegen, wird die Verbindung trotzdem hergestellt. Nimmt die Gegenseite ab, bevor Sie selbst den
Hörer abnehmnen, wird eine laufende Ansage übermittelt, z.B. "Die Verbindung wird gehalten".
Sobald Sie dann den Hörer abnehmen, kommt das Gespräch zustande.
Bei Verwendung eines angeschlossenen Headsets (Variante 1 und 2) ertönt dort mit der Anwahl
sofort der jeweils aktuelle Verbindungsstatus (Frei- oder Besetztzeichen). Während des
laufenden Telefonats lässt sich bereits eine Gesprächnotiz erfassen. Der aktuelle
Verbindungsstatus wird ständig im Dialogfenster gezeigt.
Die Zuweisung des Telefon-Apparats lässt sich in den Einstellungen des Benutzers vornehmen
(DoppelKlick auf Benutzerauswahl in der Startseite).