Variante 4 : TAPI Telefonanlage

Variante 4 : TAPI Telefonanlage zentral (z.B. FritzBox!Fon 7050)

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Mittlerweile dürfte es in nahezu allen Unternehmen eine TAPI fähige Telefonanlage geben. Sogar in kleinsten ein Mann Betrieben. Nahezu jeder nutzt heute einen DSL Anschluss und eine VOIP Telefon-Flatrate. Bestandteil eines solchen Vertrags ist oftmals die Beistellung einer FritzBox!Fon von AVM. Bereits diese Kleinstanlage kann insgesamt drei Telefone rechnergesteuert ansprechen. Das heißt, in vielen Fällen bedarf es gar nicht erst einer Neuanschaffung.

Einfach die FritzBox!Fon an den DSL Splitter hängen und zusätzlich per Ethernet mit dem PC-Netzwerk verbinden. Vorhandene Telefonapparate an die Anschlussbuchsen der Anlage anschließen (bis zu drei Stück) und in der AVM Software eine Rufnummer zur jeweiligen Anschlussbuchse zuweisen. Telefon mit der passend zugewiesenen Rufnummer an den zugehörigen PC Arbeitsplatz stellen. Das war´s.

Alternativ lässt sich die Anlage auch an einem ISDN Festnetz-Anschluss betreiben statt an DSL.

Um die Anrufüberwachung zu aktivieren, muss die zu DokuWork gehörende Anwendung "FonLook" in den Autostartordner des jeweiligen Arbeitsplatz - PC eingetragen werden und Phoner muss zusätzlich funktionsfähig installiert sein. Das nachstehende Beispiel zu einer TAPI Telefonanlage zeigt die Verwendung einer FritzBox!Fon 7050.

Wichtiger Hinweis : Vor der Einrichtung der Telefonüberwachung muss der TAPI-Treiberdienst der Telefonlage auf dem jeweiligen PC Installiert sein. Zudem muss die Telefonanlage passend konfiguriert sein (Rufnummern zum Port zuweisen).

Telefonüberwachung an jedem PC einrichten :

1.)	Installieren Sie DokuWork funktionsfähig, d.h. alle Pfade müssen zugewiesen sein. Am sinnvollsten arbeiten Sie erst einmal ein paar Tage mit DokuWork, bevor Sie die Telefonanbindung vornehmen.
2.)	Nehmen Sie die von DokuWork mit installierte Anwendung "Phoner" in Betrieb (einmal Programmstart von Hand per Doppelklick). Das Programm "Phoner.exe" befindet sich im DokuWork-Programm Verzeichnis unter "...\Phoner\phoner.exe". Sollte das Programm nicht vorhanden sein, laden Sie eine aktuelle Version von der Phoner Website herunter (http://www.phoner.de) und entpacken es ins DokuWork Programm-Verzeichnis (Unter-Verzeichnis "Phoner" anlegen). Wie dieses Programm im Einzelnen konfiguriert wird, entnehmen Sie bitte dem Hilfesystem der Phoner-Anwendung.
3.)	Erstellen Sie einen Autostarteintrag des mitgelieferten Überwachungs-Programms "FonLook". Die Datei "FonLook.exe" befindet sich im DokuWork Programmverzeichnis. Der Eintrag lässt sich auch aus DokuWork heraus vornehmen. Menüfunktion : Extras ==> Datenbank-Dienstprogramme ==> Telefonüberwachung in Autostart.
4.)	Deaktivieren Sie in FonLook den Eintrag : "Überwachung erfolgt zentral am Server"

Was geht ?

Mit dieser Art der Telefonanbindung lassen sich alle Anrufe überwachen und in der Anrufliste von DokuWork protokollieren, die in der Telefonanlagen-Software dem jeweiligen Telefonport zugewiesen sind. Auf dem betroffenen Arbeitsplatz muss FonLook aktiviert sein (Anruferkennung). Optional lässt sich die Anruferkennung auf einzelne Nummern einschränken, falls das Telefon für mehrere Nummern eingestellt ist.

Ausgehende Anrufe lassen sich wahlweise automatisiert aus DokuWork heraus führen oder alternativ durch direkte Eingabe der Rufnummer am Telefon. Die Anwahl aus DokuWork heraus veranlasst die Telefonanlage, über den auf dem Arbeitsplatz PC installierten TAPI Treiber, das am Arbeitsplatz stehende Telefon läuten zu lassen. Alternativ kann über den TAPI Treiber und ein beliebiges Softphone auch ein Headset am PC angesprochen werden.

Ausgehende Anrufe lassen sich in DokuWork nur dann protokollieren, wenn der Anruf aus DokuWork heraus erfolgt ist

Ein Rückruf lässt sich aus der FonLook Telefonüberwachung heraus anstoßen und ein erkannter Kontakt lässt sich direkt aus FonLook aufrufen. Ein erkannter Kontakteintrag im DokuWork-Telefonbuch (ca. 33. Mio Kontakte) lässt sich ebenfalls aufrufen. Der Kontakt lässt sich zudem aus dem Telefonbuch heraus sofort an die Kontaktverwaltung von DokuWork übergeben.

Phoner-Einstellungen für die Telefonüberwachung :

Starten Sie Phoner und führen Sie folgende Menüfunktion aus : Optionen | Kommunikation

Weisen Sie den gewünschten TAPI Treiberdienst der Telefonanlage zu (muss bereits installiert sein). Deaktivieren Sie in Phoner bitte den Menüeintrag "In den Vordergrund bei neuem Ruf". Über die Festlegung im Feld "Eigene Nummer" erfolgt die Zuweisung des gewünschten Telefons bei einem ausgehenden Ruf.